A criação de regras pode ser a chave para encontrar o equilíbrio entre bloquear a rede social completamente ou liberar o acesso aos funcionários
A rede social tem sido amplamente adotada por todos os tipos de organizações para aumentar habilidades de colaboração e reconhecimento da marca, bem como para reduzir os custos. O que não tem sido amplamente desenvolvido é a política necessária em torno do uso das redes sociais no local de trabalho.
“Não tenho ouvido sobre isso, disse Heinan Landa, CEO de consultoria e tecnologia estratégica da Optimal Networks. “Só para se ter uma idéia, existe um vago interesse nesta questão, tanto que até agora nenhum empresa nos contratou para trabalhar nisso. Minha opinião é que ela estão muito atrás sobre este assunto.”
Landa atribui isto ao fato de as companhias (especialmente as B2B) terem implementado as redes sociais relativamente há pouco tempo e com os esforços voltados ao marketing, assim, não têm dado importância ao fato de não ter uma política de mídia social no local.
A ausência de regras pode gerar falta de proteção caso algo de errado aconteça. De fato, afirma Landa, as companhias devem implantar uma política de comunicação em mídias sociais pela mesma razão que implantaram a política de uso aceitável de equipamentos da empresa: “Do ponto de vista da corporação, você precisa proteger a sua companhia da possibilidade de sofrer ações judiciais, de disseminação de informações inapropriadas ou danificadas, etc.”
A política deve ser desenvolvida para prover proteção, concordam os especialistas, mas isso deve, também, ser trabalhado para encorajar funcionários a participarem das mídias sociais e orientá-los a fazer isso de forma segura e apropriada.
“A política devidamente concebida descreve o que não pode ser feito e estabelece o que deve ser feito na perspectiva legal para proteger os ativos da companhia”, avalia Jake Wengroff, diretor global de estratégias e pesquisas da Frost & Sullivan. “Mas ela também faz o oposto, que é promover, incentivar e motivar os funcionários a buscarem esses meios de comunicação. Acho que é uma peça do quebra-cabeça que muita gente não percebe.
A Frost & Sullivan concluiu recentemente uma pesquisa sobre as políticas das organizações de redes sociais. O estudo, que será publicado ainda este ano, constatou que a maioria das empresas permitem livre acesso às mídias sociais, pelo menos para alguns funcionários. O estudo também concluiu que quanto maior a empresa, maior a probabilidade de implementar algum tipo de política de rede social.
A IBM tem mais de 25 mil empregados no Twitter, cerca de 300 mil no Linkedin e quase 200 mil no Facebook. A empresa apresentou as diretrizes de computação social em 2008.
Ethan McCarty, diretor de estratégia digital e social da IBM e coautor das diretrizes de computação social para empresas, declarou que a companhia identificou desde os primeiros dias da internet a importância de encontrar o equilíbrio entre progressividade e proteção.
“Fizemos boas escolhas como empresa logo que gerenciamos a oportunidade e o risco”, afirma McCarty. “Estas ferramentas de publicação e interação se tornaram cada vez mais onipresentes, um dos motivos para este acontecimento foi que decidimos, como empresa, adotar as regras no espírito de inovação e exploração e ver o potencial que havia nelas. Uma das coisas que precisamos fazer, porém, foi dotar a empresa de algumas proteções neste espaço, além de fornecer permissões individuais aos funcionários, proteções e orientações em como fazer isso.”
As políticas de computação social da IBM (que cresceu a partir de um documento de diretrizes dos blogs) foram escritas por um grupo com cerca 250 pessoas, selecionadas pelo seu conhecimento e participações em redes sociais. McCarty disse que o documento exigiu apenas algumas semanas de trabalho e poucas alterações depois de ser vetado pelos departamentos de recursos humanos, jurídico e alguns outros.
Este é o jeito ideal de trabalhar, disse Landa, que acrescentou que a política de computação social deve ser parte integrante das regras de qualquer organização: “para mim, é algo que não leva muito tempo e é adquirida facilmente pelo departamento de recursos humanos no manual do funcionário e deve ser apenas mais uma política agregada as demais regras.”
Isso não significa dizer que a política de rede social deva ficar trancada em uma pasta qualquer, e nunca mais ser atualizada. A natureza dessas mídias exige políticas fortes e claras, porém flexíveis. McCarty classifica essas diretrizes como um “documento vivo”.
